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1.1 Microsoft Project的功能


(1) Microsoft的企业项目管理解决方案(EPM)


EPM:Enterprise Project Management

EPM可以使整个组织、部门或项目团队有效地管理项目全过程,为企业级的项目运作提供了一整套优秀的解决方案。而这一解决方案的核心,正是Microsoft Project。

Microsoft Project软件为项目管理提供了强大的技术支撑,能够帮助管理人员对项目进行多方面、全过程的有效管理,包括项目的进度、成本、资源等要素,并为项目成员建立了良好的沟通平台。这些正是项目管理者最为关心和受之困扰的问题。

作为项目管理者,必须跟踪大量的项目细节信息。


【例】以Microsoft Project中自带的项目模板——“新产品”为例,Microsoft Project软件在进度管理、成本管理、资源管理几个方面的主要功能。


进度管理:甘特图

资源管理:资源库(资源工作表),报表

成本管理:资源库,成本报表

信息沟通:与Project Server联合

1.2 项目管理的基础知识


美国的《财富(Fortune)》杂志曾预言:项目经理将是21世纪的首选职业


(1) 现代项目管理的起源与发展



【案例1-1】曼哈顿计划(Manhattan Project)


“曼哈顿计划”是美国在20世纪40年代研制世界上第一颗原子弹的军事计划。这一计划以“项目”的形式进行运作和管理,最终取得了成功,并成为近代项目管理发展史上最早的成功案例,极大地推动了项目管理学科的发展。

1941年12月6日,美国正式制定了代号为“曼哈顿”的绝密计划。 罗斯福总统赋予这一计划以“高于一切行动的特别优先权”。美国陆军部于1942年6月开始实施,利用核裂变反应研制原子弹。

为了先于纳粹德国制造出原子弹,该项目集中了除纳粹德国以外西方国家最优秀的核技术科学家,动员了约10万多人参加这一工程,历时3年,耗资20亿美元,于1945年7月16日成功进行了世界上第一次核爆炸,还按照计划制造出了两颗原子弹。1945年8月6日和9日,美国分别向日本广岛和长崎投掷了这两颗原子弹,加快了二战结束的进程。

“曼哈顿”计划规模大得惊人。在“曼哈顿”工程管理区内,汇集了一大批来自世界各国的科学家。在顶峰时期曾有50多万人在为项目工作。某些部门中,拥有博士头衔的人甚至比普通工作人员还要多,其中不乏诺贝尔奖得主。这样宏大的计划是之前任何一次武器实验所无法比拟的。

为了管理好如此庞大而复杂的工程,负责人L.R.格罗夫斯将军和科学家奥本.海默应用了项目管理和系统工程的思想及方法,大大缩短了工程耗费的时间。这一工程的成功促进了二战后项目管理学科的发展。

进入20世纪70年代,各类项目日益复杂、建设规模日趋庞大,项目外部环境变化频繁,项目管理的应用也从传统的军事、航空航天逐渐拓广到建筑、石化、制造、IT、电力、水利、科教等各个行业,项目管理成为政府和企业日常管理的重要工具。


除了曼哈顿计划之外,以下是项目管理学科发展初期具有划时代意义的重大事件:

1917年,亨利.甘特发明了著名的甘特图,使项目经理按日历制作任务图表,用于日常工作安排


1957年,杜邦公司将关键路径法(CPM)应用与设备维修,使维修停工时间由125小时锐减为7小时。


1958年,在北极星导弹设计中,应用计划评审技术(PERT),将项目任务之间的关系模型化,将设计完成时间缩短了2年。

(2) 我国项目管理的发展


我国最早的大型项目——2000多年前的万里长城。

严格意义的中国项目管理学科的发展——开始于20世纪60年代著名科学家华罗庚教授倡导的统筹方法和钱学森教授倡导的系统工程理论。他们提出了一系列系统的、适合我国国情的项目管理方法,并应用到许多大型项目中

改革开放以来、特别是我国加入了WTO之后,经济活动日益频繁,企业越来越多地采用“项目”模式进行商业运作,项目驱动型的企业和组织越来越多。

目前我国的项目管理还处于刚刚兴起的阶段,与国际项目管理还有一定距离。

1.2.1 什么是项目


(1)项目


如三峡工程、2016奥运会等。实际“项目”范畴要远比这来的广。

所谓“项目”,就是在既定的约束条件下(例如资源、资金、时间、法规、现有技术等),为实现特定目标、由一系列相关任务组成的一次性活动。

小到一次会议、新产品的研制,大到三峡工程、奥运会等,都可以视为项目进行管理。

【案例1-2】项目成功案例——西游记的取经团队


有人戏称,中国古代最成功的一个项目团队,就是西游记中的取经团队。取经也可以视作一个“项目”吗?有人做了分析。


首先,取经绝对是“一次性”活动 /笑哭

其次,项目有明确的目标,那就是为了完成西天取经的伟大任务。

再次,项目有明确的约束条件,例如路途中只有师徒四人,必须千山万水地走过所有路程(不可以使用法术直达)

最后,项目是由“一系列相关任务”组成,一共经历了九九八十一次劫难,方能修成正果。至于项目的特点也都全部符合,所以称这次行动是个“项目”并不为过。

唐僧=“项目经理”,因为他具有坚韧不拔的精神,不取真经誓不罢休。

沙和尚言语不多、任劳任怨,承担了项目中挑担这种既粗苯又无趣的工作。

猪八戒虽好吃懒做,但他性格开朗、天性乐观,在项目团队中起了润滑剂的作用。

孙悟空:取经团队的核心骨干,本领高强,但性格不羁、很难管束,可是取经途中实在缺不了他,只好采用各种方法约束他(比如紧箍咒)。

除此之外,取经团队还充分利用了外部资源。

(2)项目的特点


一次性。没有现成的、完全可以照搬的先例。

独特性。每个项目都是独一无二的。

目的性。每个项目都有明确的目标。

风险性。风险管理是项目管理中非常重要的一环,包括风险识别、风险预测、风险决策等内容。

高收益。

1.2.2 项目管理的九大知识体系


(1)项目管理


所谓项目管理,是指为了实现项目目标,对项目全过程实施的管理工作。

项目的管理是一门综合性学科。

传统的项目管理关注的领域主要集中在:项目的范围、进度、成本几方面。

随着项目管理学科的不断发展和深入,目前已经成为一个涵盖九大知识体系的独立学科分支。

(2)项目管理的知识体系


1981年,项目管理协会PMI开始系统整理项目管理领域的概念,经过7年的努力,在1987年推出了著名的《项目管理知识体系》(Project Management Body of Knowledge,简称PMBOK)。这是项目管理发展史上的一座丰碑,甚至有人将它比作是项目管理的“圣经”,极大地推动了项目管理学科理论和实践的发展。


项目管理九大知识体系

范围管理——确定项目的范围,简单地说,就是确定项目中哪些该做、哪些不该做、做到什么程度。范围管理的具体内容包括:项目启动、编制范围计划、范围核实、范围变更控制等。

进度管理——进度是绝大多数项目都非常强调的因素,进度管理的目标是保证项目按时完成。主要工作包括:定期项目任务排序、估算任务的工期、制定项目进度计划、工期优化、资源共享分配、监控项目进度等。

成本管理——成本也是项目中最受关注的问题之一。成本管理的目标是保证项目不超预算,主要工作包括:成本估计、成本控制和基本的财务结算等。

人力资源管理——人力资源管理的目标在于充分发挥“人”的主动性、创造力和工作效率。它包括组织计划的编制、人员募集和团队建设三部分。

风险管理——可以说风险存在于任何项目中,为了将风险对项目的不利影响将至最低,人们需要对风险加以管理,具体包括:风险识别、风险分析、风险应对、风险监控几个过程。

质量管理——项目的质量管理主要是围绕质量保证和质量控制两个过程展开的。

采购管理——对物料的采购进行有效的管理。主要包括制定采购计划、采购过程管理、采购成本分析、采购安全和保密等。

沟通管理——良好的沟通才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。沟通管理就是要在项目干系人之间建立起良好的沟通渠道和沟通平台,保证他们能够畅通无阻的交流信息。完整的沟通管理体系包括:沟通计划的编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

集成管理——也称综合管理,就是为了满足上述8方面要求进行协调,以达到项目的预期目标。它是一项综合性、全局性的工作,主要内容是在相互冲突的目标或可选择的目标中权衡得失、做出选择。包括:项目计划的制定、项目计划的实施、项目综合变更控制。

项目管理的九个方面并不是割裂的,而是紧密联系的,最终统一在项目管理的框架之内。从理论上讲,项目管理包括以上九个部分,但实际项目中很难做到面面俱到,通常是根据项目的实际情况针对项目的几个关键因素进行管理。

(3)Microsoft Project项目管理框架


Microsoft Project中的项目三角形

Project将项目管理框架简化成了3个主要因素——范围、进度和成本,图中项目的范围、进度和成本分别是项目三角形的三条边,必须同时达到这三个目标项目才能成功。同时这三个目标又都受到资源的制约。如果改变了其中任意一个因素(三角形的一条边),必然会影响到其他两个因素,也必将影响到项目最终能否成功实现。


1.2.3 其它重要概念


(1)项目的生命周期


项目通常都具有明确的开始时间和结束时间。一旦项目目标实现之后,项目自动解体、不复存在。因此项目具有一定的生命周期。

项目的生命周期是指项目从开始到结束的各个阶段的集合。

将项目划分成若干阶段的目的,是为了方便管理,因为不同项目阶段的特点不同,需要完成的任务也不一样。


项目启动阶段

计划阶段

执行阶段

控制阶段

收尾阶段

项目生命周期的5个阶段并非独立的,是按一定顺序发生的、相互存在重叠的一系列相关的活动。


项目生命周期

(2)项目干系人


项目干系人是指:与项目存在利益关系的所有个人和组织的总称。

项目干系人除了项目经理、项目小组以外,还包括:客户、投资方、项目小组领导、贷款方(银行)、相关的主管部门、项目的支持者、竞争对手,甚至包括反对项目的人。

不同的项目干系人对项目有着不同的预期,他们关注的重点相去甚远。作为项目的管理者,首先要想清楚项目项目有哪些干系人,他们的需求怎样,然后才能充分调动积极因素、化解消极影响,尽量满足绝大多数项目干系人的需求,这对项目成功具有重要的指导意义。

(3)可交付成果


应对每个阶段进一步细化。为了便于管理和控制,每个阶段都应该定义明确的可交付成果,当前一个阶段结束时提交该成果,同时为后一个阶段的开始提供前提。


为什么一定要提交可交付成果呢?

— 后面的过程必须以前面的过程为基础

— 项目人员流动性较大,后面介入的人员对项目的理解和工作必须以前人提供的成果作为基础。


可交付成果的特点

— 便于提交和检查

— 能够体现出阶段性工作的成果

— 可以是书面的文件、图片或口头汇报,也可以是产品、实物等形式

— 例如,项目启动时有一个“可行性研究”阶段,阶段结束时应该提交一份可行性研究报告,这样才能表示这一阶段的圆满结束。


(4)项目的组织结构


项目型组织

大部分人员与资源按照项目划分,投入项目进行工作,项目经理具有很大的独立性和权力



项目型组织结构

矩阵式组织



矩阵型组织结构

1.2.4 项目管理职业与考试认证


各地的项目管理培训认证有很多。目前国内外最权威的项目管理认证有3个:PMP、IPMP和CPMP认证。


(1)PMP认证


PMP——Project Management Professional,项目管理专业人员

由美国项目管理学会(Project Management Institute,简称PMI)于1984年开始设立的。

PMI是目前世界上最大的项目管理专业机构,由研究人员、学者、咨询顾问和项目经理组建成立。

PMP认证非常注重知识的完整性,通过两种方式对申请者进行考核。一是资格审查,要求申请者具备一定的学历并从事项目管理工作一定时间和经历。通过资格审查之后,再进行PMP考试,申请者在4个小时内回答200个问题,答对其中的140道题以上才能通过考试。

(2)IPMP认证


是国际项目管理协会(International Project Management Association,简称IPMA)在全球范围内推行四级资质认证体系的总称。

IPMP对项目管理人员的知识、经验和能力水平进行综合评估。

IPMP将资质认证划分为四个等级,即A级、B级、C级和D级,每个等级分别授予不同的证书。

— A级:认证的高级项目经理,有能力管理最复杂的国际大型项目;

— B级:认证的项目经理,能够管理大型项目;

— C级:认证的项目管理专家,能够管理一般的项目;

— D级:认证的项目管理专业人员,具备项目管理从业的基本知识。

IPMP认证更强调申请者的综合素质。对于从事项目管理的人员,特别是申请层次较高的认证时,不仅要在知识层面考证申请者,还要求他们提供工作报告、进行面试、通过组织讨论会等实战活动进行能力评估。

PMI和IPMA协会是世界上最权威的两家项目管理学术组织。无论是PMP认证还是IPMP认证,都具有很高的含金量,普遍受到国内外知名企业的青睐。

(3)CPMP认证


CPMP是中国项目管理师(China Project Management Professional)的缩写。CPMP国家职业资格认证是中华人民共和国劳动和社会保障部在全国范围内推行的、项目管理专业人员资质认证体系的总称。它共分为四个等级:高级项目管理师、项目管理师、助理项目管理师和项目管理员,每个等级分别授予不同证书。

另外,CPMP认证还按照行业分为4类:IT类、投资类、工程类、其他类(通用类),要求申请者具有一定学历和从业经验。认证考试分为理论知识考试和专业能力考核两部分,均采用闭卷笔试或者上机考试的方式,考试时间均为90分钟。项目管理师、高级项目管理师还需进行综合评审,时间不少于30分钟。


1.3 Microsoft Project系列产品


Microsoft Project是一系列产品的总称


1.3.1 Microsoft Project系列产品


微软公司面向不同的项目管理用户开发了不同产品,所有这些产品统称为Microsoft Project。


(1)Microsoft Project Standard


Microsoft Project Standard(即标准版)是Microsoft Project的核心程序。它是面向个人用户的、单机版项目管理软件。用户只要在桌面环境下安装了Microsoft Project Standard后,无需联网和复杂的设置,就可以马上投入使用了。客户可以在桌面环境中独立地管理项目,高效地计划、管理和交流项目信息,适合项目管理人员独立使用,管理项目的日常事务。


(2)Microsoft Project Professional


设计Microsoft Project Professional的目的,是与Project Server和Project Web Access(现更名为Project Web App)协同工作,从而组成了Microsoft的企业项目管理解决方案(EPM)。如果项目小组或企业的多个员工需要协同工作,则可以使用本方案。

Microsoft Project Professional(即专业版)是专门针对有企业级项目管理需求设计的、新版个人桌面应用软件,它的功能与Microsoft Project Standard基本类似,只是在与Microsoft Project Server协作方面的功能得到增强,从而更好地发挥企业级项目管理职能。


(3)Microsoft Project Server


Microsoft Project Server特别为企业集中管理和共享项目信息而设计,可将项目团队或企业内部的项目信息集中储存,以达到更高效地共享和管理项目信息的能力。

透过Microsoft Project Server,项目成员、公司领导和其他项目干系人经过授权后,都能快速获取最新的项目信息,并能顺畅地交流项目信息。Microsoft Project Server具有较高的安全性,并与Microsoft SharePoint很好地整合,让用户能够组织、储存与追踪项目、任务、文档、问题、报表等信息。


1.3.2 Microsoft的企业项目管理(EPM)解决方案


许多组织和企业实现向项目型企业转变的战略调整。为此Microsoft公司提出了面向企业的项目管理解决方案(Enterprise Project Management,简称EPM)。

EPM使项目团队能够更合理地安排业务活动和资源,项目成员之间能够方便地协同工作,从而使项目获得更好的执行结果。通过EPM中灵活的报表和分析功能,管理人员可以全面掌握项目的任务、进度、成本、执行等方面的信息,从而可以针对整体业务目标优化资源、确定工作的优先顺序,对项目做出更合理的安排。


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